englishflag

Rafræn stjórnsýsla – langtímavarðveisla á rafrænum gögnum

andreaoggardarTilgangur langtímavarðveislu opinberra rafrænna gagna er fyrst og fremst til þess að styrkja upplýsingarétt almennings sem og gagnsæi í stjórnsýslunni. Rafræn gögn samtímans eru jafnmikilvæg sögu þjóðarinnar og eldri gögn.

Skilgreiningu á skjali má finna í 2. gr. laga um opinber skjalasöfn en þar segir að skjal sé „Hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings.“ [1].

Rafræn gögn þurfa að uppfylla þau skilyrði að innihald, samhengi og uppbygging þeirra sé þannig að þau veiti upplýsingar og sönnun um þá starfsemi sem þau urðu til í [2]. Þau skal varðveita á rafrænu formi því við útprentun takmarkast mjög leitarmöguleikar sem til staðar eru í rafrænum kerfum.

Upphaf rafrænnar varðveislu
Þann 15. september 1997 skipaði menntamálaráðherra nefnd sem hafði það hlutverk að „gera tillögur um reglur um tegundir tölvugagna sem falla skuli undir skilaskyldu til Þjóðskjalasafns eða héraðsskjalasafna, reglur um varðveislu tölvugagna hjá upphafsaðila, geymsluform gagna, skilatíma gagna til Þjóðskjalasafns og varðveisluskilyrði og hvernig búa skuli geymsluhúsnæði í Þjóðskjalasafni.“ [3].

Nefndin átti að gera kostnaðaráætlun við að koma upp aðstöðu til langtímavarðveislu rafrænna gagna á Þjóðskjalasafni Íslands. Gekk nefndin út frá því að skjalavarsla opinberrar stjórnsýslu myndi á næstu árum og áratugum þróast í átt til rafrænnar vörslu gagna sem í kjölfarið myndi þýða minni áherslur á hefðbundin pappírsskjalasöfn.

Nefndin kannaði aðstæður þessara mála hjá nágrannaríkjum Íslands og kom í ljós að Ríkisskjalasafn Danmerkur hafði nýlokið vinnu við að skipuleggja langtímavörslu tölvugagna. Ísland var talsvert á eftir nágrannaríkjunum í langtímavarðveislu rafrænna gagna. Algengt var að gögn væru unnin í tölvu án þess að prentað væri út.

Samið var við Ríkisskjalasafn Danmerkur um að Þjóðskjalasafn Íslands myndi nota aðferðafræði og reglur frá ríkisskjalasafninu og hafa afnot af þeim hugbúnaði sem þróaður var til verksins auk þjálfunar í notkun hugbúnaðarins. Í rúman áratug eftir að nefndin var skipuð vann Þjóðskjalasafn Íslands að undirbúningi viðtöku og langtímavörslu rafrænna gagna. Þjóðskjalasafn setti fyrstu reglur um varðveislu rafrænna gagna 1. ágúst 2009 og var þá formlega tilbúið til þess að taka á móti rafrænum gögnum til langtímavarðveislu [4].

Aðferðafræðin
Þjóðskjalasöfn heimsins hafa á síðustu áratugum þróað mismunandi aðferðir til að tryggja varðveislu og aðgengi að rafrænum gögnum til framtíðar.

Aðferðin sem Þjóðskjalasafn Íslands notar gengur út á að umbreyta skráarsniðum upprunalegu gagnanna yfir á skráarsnið sem notuð eru til langtímavarðveislu samkvæmt opinberum stöðlum og kallast sú aðferð umbreytingaraðferðin (e. migration).

Ástæða þess að valin var sú leið að umbreyta gögnum er m.a. að framleiðendur halda hugbúnaði aðeins við í skamman tíma vegna hraðrar þróunar sem getur haft þær afleiðingar að gögn verða ólæsileg eða jafnvel breytast þegar nýrri útgáfur hugbúnaðar koma út. Mynd 1 er dæmi um líftíma hugbúnaðarins Microsoft Word.

mynd1Mynd 1. Líftími hugbúnaðar, Microsoft Word

Almennt er talið að hagstæðasta leiðin til varðveislu rafrænna gagna sé umbreyting yfir á skráarsnið sem eru samkvæmt opnum alþjóðlegum stöðlum og eru mikið notuð á hverjum tíma. Þá er hægt, þegar þörf er á, að endurheimta rafræn gögn sem vistuð hafa verið í samræmi við tiltekinn staðal. Ef að skrársnið eru lokuð eða óþarflega flókin gætu komið upp vandamál að sannreyna og umbreyta þeim. Áhættan á hugsanlegum villum myndi aukast.

Samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns Íslands skal afhenda vörsluútgáfu gagna til safnsins en vörsluútgáfa kallast rafræn afhending. Einungis verða varðveitt gögn úr rafrænum skjalavörslukerfum og gagnagrunnum en ekki kerfin sjálf (sjá Mynd 2 ). Einungis verða varðveitt gögn úr rafrænum skjalavörslukerfum og gagnagrunnum en ekki kerfin sjálf. Því þarf að færa skjölin úr kerfunum yfir á tiltekið form, sbr. reglur Þjóðskjalasafns.

mynd 2Mynd 2. Uppbygging vörsluútgáfu

Vörsluútgáfan samanstendur af gögnum á xml sniði sem eru sett í töflur og í stöðluðum gagnatögum ásamt stafrænum skjölum, hljóðskrám, myndskeiðum sem og landfræðilegum gögnum á stöðluðu skráarsniði. Stafræn skjöl skal setja yfir í skráarsnið TIFF6.0 eða JPEG 2000 (ISO 15444-1:2004), hljóðskrár skal vista samkvæmt staðlinum MP3 (ISO 11172-3), myndskeið skal vista eftir staðlinum MPEG-2 (ISO 13818-2) og hljóð- og myndskeiðum skal vista saman í skráarsniðið MPEG- 4 (ISO 14496-14).

Samkvæmt reglum skal afhenda rafræn gögn til Þjóðskjalasafns Íslands þegar 1-5 ár eru frá því þau voru mynduð. Það er gert til að tryggja heilleika gagnanna. Þjóðskjalasafn tekur einnig við eldri rafrænum gögnum sem ekki hefur enn verið skilað. Rafræn skil á mála- og skjalavörslukerfum eru ekki samþykkt aftur í tímann. Rafrænt mála- og skjalavörslukerfi er kerfi með rafrænni skráningu á málum og skjölum og varðveislu málasafns á pappír og rafrænt eða eingöngu rafrænt.

Verkefnið
Afhendingarskyldir aðilar þurfa að tilkynna hvert og eitt gagnakerfi til Þjóðskjalasafns Íslands og fá samþykki á kerfinu. Í tilkynningarferlinu fer fram mat hjá Þjóðskjalasafni Íslands á varðveislugildi gagnakerfisins og hvort því skuli skilað inn til langtímavarðveislu. Sé kerfið samþykkt þarf afhendingarskyldur aðili að afhenda vörsluútgáfu gagna úr kerfinu til Þjóðskjalasafns.

Með tilkynningunni þarf að fylgja notendahandbók stofnunarinnar. Í notendahandabók þarf m.a. að koma fram hvernig stofnunin ætlar starfsfólki sínu að vinna í kerfinu en mjög mikilvægt er að unnið sé eftir fyrirframákveðnum verkferlum við skjalahald til að tryggja að endurheimt gagnanna gangi sem best. Fyrirframákveðnir verkferlar eru ekki síst til þess að hægt sé að finna með nákvæmum og fullnægjandi hætti hvert skjal sem tilheyrir tilteknu máli.

Einnig þurfa að fylgja tilkynningunni tæknileg gögn frá framleiðanda rafræna gagnakerfisins svo hægt sé að ganga úr skugga um að kerfið styðji öll þau skráarsnið sem vörsluútgáfan krefst.

Þegar vörsluútgáfur úr rafrænum gagnakerfum eru afhentar Þjóðskjalasafni til langtímavarðveislu kanna skjalaverðir safnsins hvort að hún uppfylli allar reglur þar um, t.d. hvort að gögn séu rétt uppbyggð og á leyfilegum skráarsniðum. Þetta er gert á viðtökuverkstæði safnsins sem inniheldur vélbúnað til þess að tryggja vörslu gagnanna til langs tíma. Þegar gengið hefur verið úr skugga um að vörsluútgáfan uppfylli reglur safnsins er gögnum komið fyrir á geymslumiðli, í þremur eintökum, þar af einu notkunarafriti. Þetta er gert til þess að tryggja að allavega eitt eintak af gögnunum varðveitis ef hin tapast. Auk þess þarf að tryggja að geymslumiðlarnir (DVD) séu ekki úr sömu framleiðslulínu ef galli skyldi leynast í annarri þeirra. Seinna meir þarf svo að færa gögnin yfir á nýja geymslumiðla þegar þeir sem nú eru notaðir úreldast. Langtímavarðveisla rafrænna gagna gengur því ekki aðeins út á að fá afhendingar inn og koma þeim fyrir á sínum geymslustöðum í safnkostinum heldur þarf stöðugt að fylgjast með þeim og færa yfir á nýja geymslumiðla og snið til að tryggja langtímavarðveislu og aðgengi um ókomna tíð.

Staðan í dag
Þjóðskjalasafn Íslands tók við sinni fyrstu rafrænu afhendingu þann 1. september 2010. Um var að ræða gögn úr vensluðum gagnagrunni sem inniheldur gögn frá árinu 1990 til ársloka 2005. Heildarstærð afhendingarinnar í formi vörsluútgáfu er 13,8 GB. Síðan þá hafa afhendingar með gögnum úr rafrænum gagnakerfum í stjórnsýslunni aukist jafnt og þétt og eru alls komin inn til langtímavarðveislu 18 gagnakerfi. Í ágúst 2016 var búið að tilkynna 167 gagnavörslukerfi og höfðu 119 þeirra fengið samþykki. Ljóst er að næg verkefni eru framundan er varða varðveislu rafrænna gagna úr stjórnsýslunni.

Könnun Þjóðskjalasafns á skjalahaldi ríkisins sem gerð var árið 2016 gefur til kynna að hver ríkisstofnun sé með að meðaltali um fjögur til fimm rafræn gagnakerfi. Það þýðir að á milli 1000-2000 gagnakerfi eru í notkun hjá íslenska ríkinu og því hafa aðeins um 10% gagnakerfa verið tilkynnt til Þjóðskjalasafns.

Langtímavarðveisla rafrænna gagna er stórt og mikilvægt verkefni sem aðeins á eftir að stækka með hverju árinu sem líður. Pappír mun minnka í umfangi stjórnsýslunnar ár frá ári og mun að lokum víkja. Mikilvægi rafrænnar skjalavörslu eykst sífellt og nauðsynlegt er fyrir stjórnsýsluna að bregðast við svo að gögn glatist ekki.

Höfundar: S. Andrea Ásgeirsdóttir og Garðar Kristinsson, skjalaverðir á Þjóðskjalasafni

Heimildir:
[1] Lög um opinber skjalasöfn 77/2014. http://www.althingi.is/lagas/nuna/2014077.html
[2] Skýrsla um starfsemi Þjóðskjalasafn Íslands 1985 – 2005. http://skjalasafn.is/files/docs/arsskyrsla_1985-2005.pdf
[3] Skýrsla nefndar um varðveislu tölvugagna sem verða til í stjórnsýslunni. http://skjalasafn.is/files/docs/Skyrsla_nefndar_um_rafraen_skjol_1998.pdf
[4] Reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim. Þjóðskjalasafn Íslands ágúst 2009 bls. 4.