Þessi síða notar kökur (e. cookies) til að auðvelda þér að vafra um vefinn.

Rafræn viðskipti – verklag, ferlar og framkvæmd

AgustValgeirssonHugtakið rafræn viðskipti er ekki nýtt af nálinni, alveg frá því að tölvan náði mikillri útbreiðslu hafa ýmsir rætt um framtíðarsýnina þegar öll viðskipti væru rafræn. Í gegnum tíðina hefur reglulega komið upp umræða um mikilvægi rafrænna viðskipta til að auka framleiðni, gæði og ekki síst að losa núverandi starfsmenn undan vélrænum síendurteknum ferlum sem tölvur henta mun betur til.  Þann tíma sem þannig losnar um má síðan nota til að sinna meira virðisaukandi verkefnum innan fyrirtækisins.

Ef litið er til baka er ljóst að EDI væðing í afmörkuðum atvinnugeirum er líklega umfangsmesta dæmið um hvernig rafræn viðskipti hafa verið innleidd hérlendis með ágætis árangri. Flest okkkar myndu t.d. ekki vilja vinna með þeim pappírsferlum sem t.d tollafgreiðsla snérist um áður en EDI kom til sögunnar, enda hefur Tollstjóraembættið unnið mikið brautryðjendastarf í gegnum tíðina í þessum málaflokki.

En EDI hafði sína annamarka, tæknin var frekar óaðgengileg, mikil tæknivinna var nauðsynleg til að innleiða EDI í viðskiptakerfum og oftar en ekki voru stærri aðilar með miklar sérkröfur sem þeirra birgjar þurftu þá að aðlaga sínum kerfum að. Mikið var unnið í því að lágmarka stærð skeyta þar sem bandvídd til að senda skeytin var af skornum skammti og að sama skapi dýr.

 

Undanfarin ár hefur verið mikið unnið að því í Evrópu að skapa staðlaðar forsendur til að auðvelda rafræn viðskipti ekki bara í hverju landi heldur einnig á milli landa, því markaður flestra fyrirtækja er ekki lengur bundinn við heimamarkaðinn.  Þessi vinna hefur nú leitt af sér XML staðal sem er nefndur BII, og byggir á margra ára vinnu í CEN BII sem er skipulagt á eftirfarandi máta:

agust 1

Nú hefur Staðlaráð gefið út tvær nýjar tækniforskriftir TS136:2013 Rafrænn reikningur BII04 og TS137:2013 Rafrænt reikningaferli BII05 sem byggja á þessari vinnu en þær má nálgast án endurgjalds á vef Staðlaráðs (http://stadlar.is/rafraenar-taekniforskriftir/). Þessar tæknisforskriftir og meðfylgjandi ítarefni er ætlað svo að fyrirtæki geti fái heildaryfirsýn á rafræna reikninga og ferlin með þeim.

En hvað þarf til að hefja notkun rafrænna viðskipta ? Ljóst er að það þarf tvo aðila, einn sem sendir og annan sem tekur á móti. Heildarferlið má tákna með myndinni hér fyrir neðan.

Agust2
Hérlendis hefur áherslan verið á rafrænum reikningum sem neðri hluti myndarinnar fjallar um á meðan rafræn innkaupaferli hafa ekki náð sömu útbreiðslu þar sem það þarf oft meiri tæknivinnu og þar með kostnað að innleiða þann hluta.
En ef við lítum á rafræna reikninga þá er í raun verið að horfa á ferli sem hefur verið til staðar í langan tíma í rekstri allra fyrirtækja.

Agust3

Með rafvæðingu þá eru öll skrefin nema það fyrsta gert rafrænt.

Ef stilla ætti upp gátilista til að koma á rafrænum reikningsamskiptum gæti hann litið svona út:

  1. Kaupandi,  sá sem tekur á móti rafrænum reikningum, þarf að tileinka sér ákveðin vinnubrögð sem snúa að verkferlum í sinni bókhaldsvinnslu. Þetta lýtur aðallega að því að ákveða á hvaða bókhaldslykla skal bóka áveðin kostnað frá þessum birgja og einnig hver á þá að samþykkja þann kostnað.
  2. Kaupandi þarf að koma sér upp hugbúnaði, ef hann er ekki þegar til staðar, sem sér um að sækja skeytin og lesa þau inn í bókhaldskerfi kaupanda. Mörg bókhaldskerfi eru með slíkar vinnslu innbyggðar en þjónustuaðili kerfisins gæti þurft að koma að uppsetningu ef það er verið að hefja notkun í fyrsta sinn. Einnig er algengt að skeytamiðlarar geti aðstoðað við þessa vinnslu.
  3. Kaupandi þarf að upplýsa birgja um hvaða svæði í rafrænum reikningum, fyrir utan þau sem snúa að almennum reikningaupplýsingum, þurfa að vera til staðar. Oftast er hér um að ræða upplýsingar um kostnaðarstað hjá þeim sem kaupir vöruna/þjónustuna og jafnvel hver pantaði ef það á við. Þetta krefst þess að seljandi og kaupandi skiptist á upplýsingum um þessi atriði.
  4. Ef seljandi er ekki með útlistsniðmát (XSLT) fyrir sína reikninga. Með tækniforskriftum fylgir almennt sniðmát sem frjálst er að nota en það væri betra að sníða sniðmátið að þeim gögnum sem fara á milli seljanda og kaupanda.
  5. Þegar þessar forsendur liggja fyrir þurfa báðir aðilar að velja sér skeytamiðlara ef það hefur ekki þegar verið gert. Gera verður þá kröfu til allra skeytamiðlara að þeir annist samskipti sín á milli, því hver aðili á ekki að þurfa að skipta við nema einn skeytamiðlara.
  6. Þá er næsta skref að hefja prufusendingar á milli aðila, oft getur þetta leitt í ljós ýmsa minni vankanta sem þarf að sníða af, oftar en ekki finnast í þessum prófunum ábendingar um verklag hjá seljanda sem þarf að bæta. Þetta lýsir sér oftast í því að skilgreindir reitir í XML gögnum reikningsins eru ekki alltaf með sömu gögnum, líklega vegna þess að starfsmenn seljanda eru ekki allir að slá gögnin eins inn. Slíkt þarf að laga með verklagsreglum, kerfisbreytingum eða blöndu þar af.
  7. Þegar sendingar á rafrænum reikningum hefjast á raun kerfum seljanda og kaupenda þarf að muna að ef annarhvor aðilinn vill gera breytingar sem hafa áhrif á innihald skeytanna þá verður að láta gagnaðilann vita. Gott dæmi um þetta er t.d. ef kaupandi breytir eða bætir við kostnaðarstöðum.

Þá er komið að mjög algengum spurningum sem koma upp þegar rætt er um rafræna reikninga. Flestar þeirra eiga uppruna sinn í þeirri staðreynd að með tilkomu rafrænna reikninga þá er verið að breyta verklagi sem hefur verið notað í langan tíma og reynst vel. Hér verða tekin nokkur dæmi um slíkar spurningar.

  • Þarf ég að fá einnig sendan reikning á pappírsformi til að hafa í mínu bókhaldi. (Kaupandi spyr)
    • Nei, það er ekki krafa um að fá sendann reikning á pappírsformi, frumgagn kaupanda í sínu bókhaldskerfi verður xml skjalið sem hann fékk frá seljanda.
    • Kaupanda er í sjálfsvald sett að mynda reikningsskjal með því að nota xml gögnin og það útlitssniðmát sem ákveðið var og vista það sem t.d. PDF eða JPG í sínum kerfum, en slíkt einfaldar oft ferla í tengslum við samþykktarkerfi.
  • Get ég fengið fylgigögn með rafrænum reikningum (Kaupandi spyr)
    • Já, seljandi getur hengt eins mikið af viðhengjum og þarf með . þetta geta verið tímaskýrslur, móttökukvittanir, afhendingarseðlar eða það sem við á. Kerfi kaupanda verður að geta nálgast slík gögn annaðhvort með því að gera það við innlestur reikningsins inn í kerfi kaupenda eða með því að vísa á birtingarþjónustu síns skeytamiðlara.
  • Get ég hafnað rafrænum reikningum (kaupandi spyr)
    • Það er í eðli sínu ekki munur á rafrænum reikningum eða pappírs reikningum. Kaupandi getur hafnað reikningi á sama máta og óháð því á hvaða formi hann kom til kaupanda
  • Eru rafrænir reikningar alltaf 100% réttir
    • Rafrænir reikningar eru eins og pappírsreikningar byggðir á því sem að seljandi setti inn í sitt bókhalds og sölukerfi. Ef rangar upplýsingar eru settar inn mun reikningurinn verða rangur jafnt á pappír sem í XML formi.
    • Einnig ber að minnast á það það rafrænir reikningar munu ekki alltaf stemma upp á aur, því í sumum kerfum þegar verið er að leggja saman margar línur með aukastöfum þá getur verið að endursamlagning skili ekki réttri niðurstöðu, því verður eins og með pappírsreikninga að bóka það sem stendur þótt það muni nokkrum aurum. Þetta er sérstaklega þekkt í tengslum við orkureikninga og fjarskiptareikninga.
  • Þarf ég að fylgjast með að kaupandi sæki reikning sem er sendur rafrænt.
    • Þegar seljandi hefur afhent reikning á rafrænu formi til síns skeytamiðlara og ef að kaupandi er skráður hjá skeytamiðlara þarf seljandi ekki að vakta hvort reikningar eru sóttir af kaupanda. Það er alfarið kaupandans að vakta sitt rafræna pósthólf.
  • Hvað skal gera ef reikningar skila sér ekki
    • Kaupandi á að geta séð í gegnum þjónustuviðmót síns skeytamiðlara hvaða reikningar hafa borist honum. Að sama skapi getur seljandi séð hvaða reikninga hann hefur sent kaupanda hja sínum skeytamiðalara. Með þessu er fljótlegt að sjá hvar vandamálið er að finna og laga það, ef ekkert annað þá má alltaf prenta út reikninginn og senda hann með venjulegum pósti.

Nú hefur verið stiklað á stóru í því að taka upp rafræna reikninga en hvers vegna ættu aðilar að fara í þá vinnu og umstang sem hér hefur verið lýst.
Margir hafa reiknað út hinar ýmsu stærðir um vinnusparnað og beinan sparnað við rafræna reikninga. Sem dæmi þá er algengt viðmið að það sparist um 14 mín á hverjum reikningi sem sendur er rafrænt hjá þeim sem tekur á móti.  Sá sem sendir sparar sér eðlilega prentun og ekki síst póstburðargjöld sem er oftar en ekki stærsti kostnaðarliður við sendingu reikninga.  Þetta eru bara einföld dæmi um hagræðingu sem hlýst af upptöku rafrænna reikninga. Reykjavíkurborg metur árlegan sparnað um 60 mkr vegna upptöku þeirra á rafrænum reikningum.

En nú er það svo að ekki öll fyrirtæki eru af sömu stærðargráðu og Reykjavíkurborg eða Landspítalinn, en flest nýrri bókhaldskerfi bæði stór sem smá styðja yfirleitt rafræna reikninga á XML sniði. Fyrir þá aðila sem þurfa samt að senda inn rafræna reikninga þá hefur atvinnuvegaráðuneytið sett fram tillögu að reglugerð sem gerir slíkum aðilum kleift að senda inn rafræna reikninga án þess að þurfa að tengja sitt bókhaldskerfi við skeytamiðlara sjá nánar á http://www.atvinnuvegaraduneyti.is/utgafa/frettir/nr/7255
Að lokum skal nefna að vegna þess að þessir staðlar um rafræna reikninga eru í gildi um alla Evrópu þá er ekkert því til fyrirstöðu að senda og taka á móti reikingum erlendis frá ef þinn skeytamiðlari styður það, en í Evrópu er í rekstri net er kallast PEPPOL net sem er sérstaklega ætlað að brúa sendingar á skjölum byggðum á CEN BII staðlinum á milli landa.

Miklar væntingar eru gerðar til rafrænna viðskiptaferla og því hafa hagsmunaðilar hérlendis tekið höndum saman og unnið hörðum höndum að þvi að vinna að framgangi rafrænna viðskiptaferla á Íslandi og er Icepro sá vettvangur þar sem sú vinna fer fram. Til að fá frekari upplýsingar er bent á síðuna www.icepro.is

Höfundur Ágúst Valgeirsson, forstöðumaður rafrænna viðskipta, advania

birt 14.02.2013

 

Lesið 5868 sinnum Síðast breytt mánudagur, 18 February 2013 22:54