Þessi síða notar kökur (e. cookies) til að auðvelda þér að vafra um vefinn.

Print this page

Fjármál fyrirtækja í stafrænum heimi

1919H myndÞað var grátt í borginni í dag, haustlægð með úrhelli sá um að minna okkur á að haustið er sannarlega skollið á. En lægðin hafði sannarlega ekki áhrif á mætingu og salurinn var þéttsetinn á Grand hóteli þar sem áhugasamir úr viðskiptalífi og opinbera geiranum komu saman til að fræðast um Fjármál fyrirtækja í stafrænum heimi.  Eftir því sem fyrirtækjum fjölgar sem eru farin að hella sér í að skoða sína stafrænu vegferð sjá fleiri hversu víðtæk áhrifin af tækninni verður og margir sem hafa áhuga á að skoða hvernig nýta megi sjálfvirknivæðingu í sínum rekstri. Fyrirlesarar dagsins skoðuðu þessa stafrænu framtíð frá ólíkum sjónarhornum en öll með áherslu á tækifæri og þróun varðandi fjármál fyrirtækja.  Við fræddumst bæði um nýjungar í stöðlum og reglugerðum sem skapa samræmt umhverfi og ólíkar leiðir hvernig stjórnendur geta nálgast verkefnið að móta sér sýn og nýta tækifærin sem tæknin býður upp á til að hagræða og gefa jafnvel starfsmönnum meiri tíma til að sinna virðisaukandi verkefnum í stað óþarflega tímafrekri handavinnu.  

Fyrsti ræðumaður var Sunna Dóra Einarsdóttir frá Deloitte með erindið Stafræn umbreyting - sýn fjármálastjórans.  Hún fjallaði um þær spennandi breytingar sem hafa orðið á hlutverki fjármáladeilda og mikilvægi þess að þær vinni þétt með viðskiptahliðinni og sinni samskiptunum við kjarnastarfsemi svo sem með greiningum og annarri virðisaukandi vinnu. Greiningar sýna að mikill tími fer í handavinnu og skýrslugerð eða túlkanir upplýsingar og allt of lítill tími í stefnumótandi verkefnum með kjarnastarfsemi.  Það þarf að átta sig á tækifærunum sem tæknin hefur í för með sér og nýja sýn á fjármál í dag. Krafa um raungögn, samþætta ólík gögn og hvernig gagnamagnið eykst dag frá degi. Sunna benti á að mikilvægt sé að meta og nýta verkfærakassa stafrænnar umbreytingar og nýta sameiginlega möguleika, tryggja samspil ferla, tækni og kerfa. Meðal annars skoða samspil gervigreindar við sjálfvirknivæðingu. 
Til þess að það geti orðið að veruleika þurfa stjórnendur samt að setja sér framtíðarmarkmið og skýra aðgerðaráætlun auk þess að tryggja að starfsfólkið búi yfir réttri hæfni, tæknilæsi og skilningi.  Teymi á fjármálasviði eru að breytast og í framtíðinni munum við sjá fólk og gervigreind starfs saman í auknum mæli. Það þarf að skapa óhefðbundin rými sem nýta má undir nýsköpun og sjá mikilvægi fólksins sem þarf að kunna að knýja tæknina og tryggja að einföldun og sjálfvirknivæðing sé innbyggð í kerfin. Með því að sjálfvirknivæða hefðbundna síendurtekna vinnu  þá verður skapað rými fyrir „business partnering” hlutverk fjármálastjórans.  

Næstur var Lúðvík Vilhelmsson með erindið Sjálfvirkir reikningar í bókhaldi borgarinnar. Hann sagði okkur frá nýjum Evrópustaðli í rafrænum reikningum og samstarfi sem Reykjavíkurborg er partur af og varir fram til 2020. Með þessum staðli hefur verið gerð krafa um að hægt sé að senda rafræna reikninga úr öllum kerfum. Staðallinn er samræmdur þannig að sambandsaðilar geta sent skjöl sín á milli í stað þess sem áður þekktist að hvert land væri með sína eigin útfærslu. Búið er að gefa út íslenska tækniforskrift fyrir rafræna reikninga sem gert er ráð fyrir að sveitarfélög og fleiri taki upp í apríl á næsta ári.  Lúðvík fór yfir mikilvægi þess að taka upp rafræna reikninga og sýndi þróun rafrænna og handvirkra reikninga frá 2006. Áhugavert er að sjá að mikil aukning varð í rafrænum reikningum fram til 2016, en síðan hefur lítið gerst og enn í dag eru um 100.000 reikningar á ári sem koma á pappír og því fylgir gríðarleg handavinna og umsýsla. Það er því mikilvægt markmið að minnka það hratt. Í dag eru um 11 starfsmenn sem sjá um handavinnu sem tengist reikningum, þar af 8 stöðugildi til að sjá um skráningu pappírsreikninga. Kostnaður við rafræna reikninga er um 250 kr. en 750 fyrir hvern og einn reikning á pappír - og er þá ekki meðtalið allur annar tilkostnaður svo sem móttaka og umsýsla, geymsla á pappír í 7 ár og þar eftir flutningur og kostnaður við förgun.  Lúðvík útskýrði nýjar útfærslur í Evrópu staðlinum - og hvernig hann inniheldur betur skilgreindar tilvísanir og reglur sem er mikilvægt svo hægt sé að bóka reikninga sjálfvirkt. Með honum verða allir reikningar að hafa pöntunarnúmer, verknúmer eða útboðsnúmer og þannig er auðveldara að ná fram réttri vélrænni bókun reikninga. Í náinni framtíð má einnig gera ráð fyrir að nýta aukna sjálfvirkni og vélnám eða „machine learning” til dæmis í að skoða bókunarupplýsingar í bókuðum reikningum, tengundagreining í innkaupum, skoða vörukaup með öllum vörulínum og margt fleira. Það er því mikilvægt að birgjar tryggi að í hugbúnaði þeirra sé ekki hægt að skrifa út reikninga án þessara nauðsynlegu upplýsinga - réttar upplýsingar á réttum stað tryggir rétta og viðunandi meðferð reikninga. 

Elfur Logadóttir hélt mjög áhugavert erindi um Rafrænan fyrirtækjarekstur, tækifæri og áskoranir og þær áskoranir sem koma upp þegar farið er í saumana á hlítingu í flóknu umhverfi.  Elfur er lögfræðingur sem sérhæfði sig í tæknirétti og veitir meðal annars ráðgjöf um traust í stafrænu umhverfi. Í erindinu fjallaði hún um mikilvægi trausts - við erum stöðugt að finna leiðir til að gera það betur, tryggja áreiðanleika gagna, auðkenninga og varðveislu. Oft er það einfalt innan fyrirtækja - en öðru máli gegnir á milli ólíkra fyrirtækja eða stofnana, svo ekki sé minnst á milli landa - þar sem hver og einn er kominn mislangt í sinni stafrænu vegferð og með ólíkar áherslur.  
Ýmsar tæknilegar hindranir geta verið í vegi þess, en yfirleitt byggir traustið á því sem við ákveðum sem einstaklingar, fyrirtæki og samfélag.  Í þessu samhengi er því mjög áhugavert að skoða eIDAS, aðferðarfræði í innleiðingu á rafrænni auðkenningu - sem tryggir að allir geti treyst því að lausn sé unnin samkvæmt aðferðum og stöðlum sem er treystandi.  Með því er byggt burðarvirki - að við getum treyst því blint að lausn eða vöru sé treystandi án þess að þurfa sjálf að ákveða eða rannsaka sem einstaklingar hvaða áhrif það hefur. eIDAS er bæði aðferðarfræði, eftirlit og setur reglur um varðveislu - hefur nú verið sett í lög einnig á Íslandi sem tekur gildi um komandi áramót. Þar með hefur verið sett í lög að þeim skuli vera treyst, það er ekki val fyrirtækjanna.  Tæknilegar hindranir geta hins vegar legið hjá þjónustuveitendum sem ekki eru komnir nægilega langt með sína stafrænu ferla, eiga eftir að taka síðustu skrefin svo sem að synja móttöku á rafrænt undirrituðu skjali, eða að prenta út rafrænt samþykkt skjal til þess að skanna það inn í málakerfi eða jafnvel að hafna rafrænu samþykki á þeim grundvelli að ekki sé hægt að tryggja rafrænan varðveislustað. Hefðbundin skjalavörslukerfi gera ekki ráð fyrir varðveislu undirskriftarinnar og að hún sé tryggð út samningstímann.  Það er ekki nægilegt að eingöngu skjalið sé varðveitt, heldur verður að vera hægt að rekja og staðfesta hina rafrænu undirskrift - jafnvel þó t.d. gildistími samnings sé 20 ár og öruggt sé að tæknin mun verða úreld áður en samningurinn rennur úr gildi.    
Nú er reglugerðin, ferlin og lögfræðin komin með eIDAS reglugerðinni sem skapar umhverfið og að bundið sé í lög hverju við getum treyst en stjórnsýslan er ekki alveg komin inn í ferlin en fyrirtækin og tæknilausnir þurfa að koma með líka og taka þátt í umgjörðinni sem skapar traustið. 

Þorvaldur E. Sigurðsson frá TESCON fjallaði um Notkun greiðslutilkynninga hjá opinberum aðilum og birgjum þeirra.   Hann sagði frá góðu samstarfi við sveitarfélög sem voru boðin og búin að vinna með þeim í að leita lausna við að auðvelda fyrirtækjum afstemmingar á greiðslum.  Sögulega séð er bókhaldið tímafrekt, mikil vinna til dæmis við að stemma af handvirkt. en margt er hægt að leysa með mun sjálfvirkari og auðveldari hætti en ýmis gamaldags vinnubrögð. Eitt af því sem Þorvaldur sagði frá var nýr íslenskur staðall fyrir Greiðslutilkynningar (TS-142) sem gefinn var út 30. apríl 2019 og hvatti til að sem flestir myndu drífa sig í að taka hann upp.  Staðallinn gerir ráð fyrir að með ákveðnum skilyrðum sem eru uppfyllt þá megi bóka reikninga sjálfvirkt en staðallinn ræður líka við frávik og jaðartilvik. Sömuleiðis er hægt að bunka saman og bóka í einu, og samt halda í að geta séð ýtarupplýsingar. Það liggur því beint við að sem flestir nýti sér þennan staðal. 

Síðasta erindið Sjálfvirknivæðing viðskiptaferla - look beyond the hype var frá Svavari H. Viðarssyni, deildarstjóra hjá Origo. Hann fjallaði um hvernig Origo hefur nálgast að nýta þjarka í sjálfvirknivæðingu í samstarfi við kerfið „Automation anywhere”, og hvað fyrirtæki ættu helst að hafa í huga þegar kemur að því að skoða tækifæri í sínum rekstri.  Hann fór yfir mikilvægi þess að leggja áherslu á að besta ferla, lágmarka sóun og þannig skapa samkeppnisforskot.  Slík verkefni snúast samt aldrei bara um kerfi, það eru ekki aðeins verkefni fyrir upplýsingatæknideildir heldur er þetta „business” verkefni.   Nauðsynlegt er fyrir fyrirtæki að hugsa verkefnin heildrænt, setja sér stefnu og skoða samspil ferla við virðiskeðjuna, notendaupplifun og mannauð. Skilgreina þurfi mælanleg markmið og hvert virðið eigi að vera fyrir fyrirtækið og hvernig verkefnið skuli búa til virði fyrir viðskiptavini.   Fjölmörg tækifæri eru að nýta sjálfvirknivæðingu og liggja þar beinast við handvirk og tímafrek bakvinnslu verkefni á við afstemmingar, gagnahreinsanir, að stofna starfsmenn eða afgreiða sölupantanir. Þjarkar hafa verið þekktastir fyrir að vera tækni sem hermir eftir verkefnum aðila, framkvæmir þau nákvæmlega eins og manneskja myndi gera. Til þess að slík verkefni gangi upp verða ferlarnir að vera mjög vel skilgreindir og gögnin rétt. En nú eru einnig að ryðja sér til rúms snjallþjarkar þar sem verður auðveldara að vinna með óskipulögð gögn, svo sem myndir, tölvupósta og hljóð (talað mál).  Mesta virðið til að byrja með sér Origo þó í að sjálfvirknivæða í bakendanum. 

Verkefni í sjálfvirknivæðingu geta sannarlega haft áhrif á starfsfólkið  og því er mikilvægt að hafa mannauðinn í huga og minnka hræðslu við breytingar og gefa fólki þar sem störfin eru að breytast tækifæri á endurmenntun. Markmiðið er að minnka sóun og að starfsfólkið fari að sinna verðmætari störfum innan fyrirtækisins, eða geta hækkað þjónustustaðalinn. Svavar benti á að auðvelt væri að fara af stað og gera slík verkefni, en erfiðara væri hins vegar að gera verkefnin vel. Fyrirtæki ættu að setja sér stefnu og fara í grunnvinnuna, því að sjálfvirknivæða brotna ferla sé ekki virðisskapandi.

Ásta Þöll Gylfadóttir, ritnefnd Ský tók saman, byggt á fyrirlestrunum.

Lesið 292 sinnum Síðast breytt fimmudagur, 19 September 2019 12:09