05. maí 2022

Hver er besta leiðin til þess að skipuleggja vaktavinnu?

ArnbjorgÁ minni lífsleið hef ég unnið á nokkrum stöðum í vaktarvinnu, enda eru margir vinnustaðir sem að vinna með vaktafyrirkomulagi. Helst væri þar hægt að nefna veitingarhús, sjoppur, sjúkrahús, verksmiðjur, skemmtistaðir og fleira. Mörg fyrirtæki standa sig ágætlega að gefa út vaktarplön, gefa þau jafnvel út marga mánuði fram í tímann. Önnur fyrirtæki leyfa sér oft að breyta vöktum hjá fólki fram á síðustu stundu. 

Hér eru þrjár mismunandi leiðir sem að ég hef fengið vaktarplan í vinnu.

  • Fyrsta vaktarplan sem ég fékk var á útprentuðu blaði. Yfirmaður minn gaf út vaktarplan vikulega, prentað á blað sem hékk upp á kaffistofu. Við fengum planið ekki sent í tölvupósti, eina leiðin til þess að sjá planið var að mæta á staðinn og skoða það. Planið breyttist að vísu ekki mikið á milli vikna, en mér fannst alltaf gríðarlega óþægilegt að vita ekki hvenær ég væri að vinna eftir 2 vikur.
  • Aðrir staðir hafa verið með „lifandi excel skjal“ á netinu, þar sem að maður gat farið inná og séð strax nýjustu breytingarnar. Það var rosalega hentugt, en seinlegt að þurfa að finna það á netinu í hvert sinn sem að maður vildi skoða það.
  • Þriðja leiðin var að nota forrit sem heitir Teams. Fyrir þá sem ekki vita er Teams það forrit sem er að taka við Skype for buisness hjá risanum Microsoft.

Hvað er Teams?
Teams er gríðarlega heillandi forrit þar sem öll samskipti fyrirtækissins getur farið fram. Hægt er að fara inná forritið í gegnum netið, með forriti í tölvu og einnig er til smáforrit sem hægt er að setja í síma. Þar er hægt að tala við aðra starfsmenn með skilaboðum, hringja í samstarfsfélaga bæði með spjalli og spjall með mynd. Þar er einnig hægt að búa til spjallþræði, deila athugasemdum, skjölum, skrifa færslur, búa til hópa og fleira. Innan Teams eru fleiri „smáfforrit“ og það sem mig langar helst að segja ykkur frá er Shifts, sem er einn hluti af Teams. Shifts er gríðarlega sniðugt forrit þar sem yfirmenn geta auðveldlega planað og haldið utan um vaktir, meðal annars séð hvað eru margir á hverri vakt og óskað eftir fólki á aukavakt. „frumlínufólk“ eða „firstline workers“ eins og Microsoft kýs að kalla þau, eru þau
sem að raunverulega nýta sér vaktarplanið. frumlínufólk geta séð vaktirnar sem hafa verið tileiknuð þeim, óskað eftir skiptivöktum, fríi, aukavöktum eða tilkynna sig veikan. Hægt er að sjá hverjir eru að vinna, upplýsingar um vaktina og athugasemdir frá yfirmanni.

Gott viðmót fyrir alla notendur.
Þegar forrit eru notuð á hverjum degi og jafnvel oft á dag er mikilvægt að viðmótið sé eins notendavænt og kostur er.

Mynd 1 - Viðmót sem að frumlínufólk sér á sínum símum

Eins og sést á mynd 1 er viðmótið gríðarlega þæginlegt hjá frumlínufólki. Það sér dagatal með öllum sínum vöktum, getur ýtt á hverja vakt fyrir sig og sér þá skilaboð og
athugasemdir frá yfirmanni. Einnig er hægt að sjá fundi og skipulag fyrir hverja vakt, og einnig er hægt að sjá hverjir munu vinna á vaktinni. 1

Mynd 2 Open shifts eru allar aukavaktir sem eru í boði.

Open shifts er sniðugt fyrirkomulag þar sem yfirmaður setur inn allar aukavaktir, og frumlínufólk getur óskað eftir aukavöktum. Einnig er athugasemd sem Shifts sendir ef að aukavakt skarar við á vakt sem fólk var þegar skráð á. Open shifts minnkar flækjustigið fyrir starfsfólk þegar það þarf að full-manna vaktir en enginn finnst til þess að taka það að sér. 2

Mynd 3 Viðmót yfirmanns

Viðmót Yfirmanns er greinilegt og þægilegt að líta í gegnum það hvenær starfsfólk er að vinna. Þar sjá þeir hvað vantar marga á vakt og geta samþykkt aukavaktir á fólk. 3

Niðurstöður
Hvað er í raun hentugt? Margir telja það sem kost að fá vaktarplanið á blað til þess að geta hengt það upp á ísskáp. Margir vilja ekki sjá blöðin og vilja bara sjá þetta í síma. Sumir vilja jafnvel ekkert vaktaplan og vilja bara fá að mæta þegar það vantar. Shifts er forrit sem að hentar rosalega vel í mörgum tilfellum og minnkar óvissu í mörgum tilfellum. Allir starfsmenn fá alltaf nýjustu breytingar beint í appið í símanum, og þar af leiðandi vita þeir alltaf planið á næstu vöktum. Mín ályktun er sú að það er, og mun aldrei verða einhver ein leið til sem hentar öllum í einu. En ef það er einhver leið sem að minnkar óvissuna hjá fólki og auðveldar fyrir þeim lífið, þá er ekki spurning að nýta sér það.

Að mínu mati hefur Shifts yfirburðarsigur þegar kemur að vaktarkefum og skipulagningu þeirra. Ég vissi alltaf hvenær ég átti að vinna, hvað ég átti að gera á vaktinni og hvaða aukavaktir var búið að samþyggja mig á. Þetta er tækninýjung sem ber að fagna.

Höfundur: Arnbjörg Bára Frímannsdóttir

Heimildir:
[1]
https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams-Blog/Empower-yourFirstline-Workers-with-new-capabilities-in/ba-p/312171
[2] https://support.office.com/en-ie/article/how-to-use-open-shifts-92963912-
d37742d2bf27-b07d8c4978b0
[3] https://support.office.com/en-us/article/get-started-in-shifts-5f3e30d8-1821-4904-
be26-c3cd25a497d6
Myndir eru teknar af ofangreindum greinum.

Ský - Skýrslutæknifélag Íslands (The Icelandic Computer Society)
480870-0189 | Engjateigi 9 | 105 Reykjavík | 553 2460 | sky@sky.is