Fyrsti fundur faghóps um vefstjórnun í haust fjallaði um mikilvægi vefstefnu og bar yfirskriftina “Er vefstjórinn forstjóri í þínu fyrirtæki? - Um mikilvægi skýrrar vefstefnu”. Fundurinn var mjög vel sóttur eða liðlega 140 manns skráðir. Þessi áhugi vakti nokkra athygli stjórnar faghópsins jafnvel þó að sannfæring væri fyrir því að efnið væri áhugavert og myndi ekki aðeins höfða til vefiðnaðarins heldur einnig stjórnenda í fyrirtækjum. Fyrir einhverjum árum hefði þurft að segja manni það tvisvar að hálft annað hundrað myndi sýna sig á fundi þar sem vefstefna væri þemað en af eigin reynslu þá hefur verið heldur torsótt að fá stuðning, bæði tíma og fjármagn, í að vinna vefstefnu. En þetta sýnir að það er vaxandi eftirspurn eftir fróðleik um vefmál, mikilvægi vefmála og rafrænnar þjónustu er að aukast í fyrirtækjum og stofnunum.

Sigurjón Ólafsson: Um mikilvægi vefstefnu

Fjögur erindi voru í boði. Undirritaður flutti erindi um mikilvægi vefstefnu þar sem farið var yfir grundvallaratriði við mótun vefstefnu, hvers vegna hún væri mikilvæg, um ávinninginn, áhrif af stefnuleysi og lýsti vinnulagi við mótun vefstefnu hjá Hafnarfjarðarbæ. Hér verður ekki nánar farið í efni fyrirlestursins en grein sem er byggð á erindinu má finna á funksjon.net.

Díana Dögg Víglundsdóttir: Vefstefnumótun hjá HÍ og N1

Díana Dögg Víglundsdóttir, vefstjóri N1, fór yfir vinnu við vefstefnu hjá Háskóla Íslands, þar sem hún var áður vefstjóri, og vefstefnu N1 þar sem hún starfar í dag. Hún sagði að ástæðan fyrir því að mótuð var stefna hjá HÍ upphaflega var vegna kröfu frá fjölmörgum vefriturum sem starfa vítt og breitt um skólann.

Díana var vitaskuld með eigin reglur í sinni vefstjórn og þurfti oft á tíðum að láta vita að sumir hlutir gerðu sig ekki á vefnum. Sumir vildu fá vísun í stefnu og reglur skólans sem voru þá ekki til. Það varð til þess að hafin var vinna við mótun vefstefnu sem var svo gefin út 2009.

Á næstu þremur árum var gríðarlega mikið unnið í vefmálum skólans, margir vefir litu dagsins ljós og mikil gerjun í gangi en stefnan hélst óbreytt allan tímann. Þá var Díönu og öðrum í vefteyminu ljóst að það þyrfti að endurskoða stefnuna enda þarf hún að vera síkvik. Þá var myndaður 12 manna hópur þar sem var unnið í þemavinnu, stefnunni var skipt í kafla þar sem hópar fjölluðu um mismunandi þætti svo sem ritstjórn, fræðasvið, deildir, samfélagsmiðla o.fl. Úr varð stefna sem óhætt er að segja að margir líti í dag til sem fyrirmyndar.

Þegar Díana hóf störf hjá N1 fyrr á þessu ári kannaði hún hvort til væri stefnumótun í fyrirtækinu áður en hún hófst handa við mótun nýrrar stefnu. Það kom í ljós að það voru til einhverjar útgáfur en menn lágu á þeim eins og ormar á gulli. Einnig leitaði hún fyrirmynda hjá öðrum vefstjórum en varð lítið ágengt og komst að þeirri niðurstöðu að það væri ekki hægt að afrita eða byggja í grundvallaratriðum á stefnumótun annarra eða forvera sinna í starfi.

Díana hóf vinnu við nýja vefstefnu, fékk rýni frá hópum innan félagsins og hafði yfirstjórn meðvitaða um vinnuna. Hún lagði mikla áherslu eins og margir aðrir á fundinum hve mikilvægt væri að fá vefstefnu samþykkta hjá yfirstjórn sem var gert á endanum. Vefstjórinn má ekki einn leggja línurnar, þarfirnar verða að koma frá notendum og starfsmönnum.

Vefstjórinn er ekki forstjórinn en það er hins vegar í höndum vefstjórans að framfylgja því sem stendur í vefstefnunni.

Magnús Þór Gylfason: Er forstjórinn vefstjóri í Landsvirkjun?

Næstur talaði Magnús Þór Gylfason yfirmaður samskiptasviðs hjá Landsvirkjun. Hann sneri yfirskrift fundarins við “Er forstjórinn vefstjóri fyrirtækisins?” Landsvirkjun hefur lagt mikla áherslu á gagnsæi í störfum fyrirtækisins og efla vitund almennings um hlutverk þess sem samkvæmt könnunum telur fyrirtækið vera frekar lokað og ógagnsætt. Þessu vildu menn breyta og þar spilaði vefurinn lykilhlutverk. Farið var í mikla vinnu til að breyta þessu, mikið samráð var haft við starfsmenn og viðskiptavini og margir sem komu að því að móta nýjan vef.

Markmiðið með nýjum vef var m.a. að auka gagnsæi, ráðdeild og traust. Þeir vildu upplýsa eins mikið og hægt var á sínum vefjum. Meðal aðgerða sem farið hefur verið í er að hætta að gefa út prentaða útgáfu af ársskýrslu en leggja þess í stað áherslu á lifandi rafræna útgáfu. Þetta hefur mælst mjög vel fyrir og efni skýrslunnar hefur fengið mun meiri dreifingu en áður. Einnig hefur Landsvirkjun verið að fikra sig áfram á samfélagsmiðlum og móta stefnu þar.

Svo vel hefur tekist til að fyrirtækið var nýlega tilnefnt til Digital Communication Awards 2014, fyrst íslenskra fyrirtækja.

Stuðningur stjórnenda var lykilatriði í að breyta stefnunni og forstjórinn er að mati Magnúsar líklega vefstjórinn í fyrirtækinu eftir allt saman!

Hjalti Sigfússon: Nýr vefur re.is og ný stefna

Hjalti Sigfússon, vefstjóri Reykjavik Excursions, flutti að lokum erindi um smíði á nýjum vef fyrirtækisins sem um leið var birtingarmynd nýrrar stefnu fyrirtækisins sem margir þekkja sem Kynnisferðir eða FlyBus. Nýi vefurinn var tekinn í notkun í lok síðasta árs og meðfram þeirri vinnu var ný vefstefna þróuð. Gamli vefurinn var barns síns tíma en Hjalti líkti honum við Freemans pöntunarlista sem bætti engu við upplifun notenda. Bæklingavefur með öðrum orðum. Það var engin vefstefna til, öllu var mokað inn á vefinn og hann leið fyrir það. Tími var kominn á róttækar breytingar

Hjalti sagði mikilvægt að skilgreina hlutverk vefsins og niðurstaðan var að re.is væri söluvefur - en sú setning hefur auðveldað margt í starfi vefstjórans. Það leikur enginn vafi lengur á hlutverki vefsins.

Þrjú einkunnarorð voru valin sem leiðarljós nýrrar stefnu:

•    Einfaldleiki
•    Gott efni
•    Virkni

Það er svo eitt að hafa stefnu og annað að fylgja henni eftir í útliti, textagerð, vali á myndum o.s.frv.

Einfaldleiki þýddi t.d. að það þarf alltaf að spyrja sig hvort efni sem berst eigi að fara á vefinn? Getum við einfaldað efnið og skilaboðin. Það var skýrt að ætlunin var ekki að festast í gömlum innanhússferlum, að þetta hafi alltaf verið svona eða að allir hinir geri þetta svona.

Vefurinn var hugsaður út frá nýjum notendum, halda ávallt í einfaldleikann og fókus á hverri síðu ekki síst í bókun og greiðsluferli. Upplifun átti að vera notaleg og aðeins kallað eftir nauðsynlegustu upplýsingum.

Gott efni var annar hornsteinn vefsins. Hjalti vill meina að það séu ótrúlega margir sem taka hreinlega gamla textann á vefnum og setja óbreyttan á nýjan vef. Þau vildu gæði umfram magn. Hafa frekar eina góða mynd en fimm sæmilegar. Og vefstjóri er sá sem ræður því hvað fer inn á vefinn. Hefur neitunarvald.

Að lokum var það virkni, allar aðgerðir áttu að vera óháðar tækjum. Fallegur vefur er ekkert án góðrar virkni. Mikilvægt væri að vefurinn talaði snurðulaust við önnur kerfi, vefurinn ætti að auðvelda fólki störfin í fyrirtækinu. Það þarf að halda bókhaldinu ánægðu og vefurinn átti að einfalda vinnuna fyrir alla.

Niðurstaðan var að vefurinn skilaði umtalsverðum árangri í lægra brotthvarfshlutfalli (bounce) og hærra hlutfalli þeirra sem kláruðu aðgerðir (conversion).

Að loknum erindum voru pallborðsumræður sem var stýrt af Hildi Óskarsdóttur, vefstjóra Flugfélags Íslands. Margar góðar spurningar komu upp frá gestum sem römmuðu inn virkilega vel heppnaðan fund þar sem vonandi sem flestir gengu frá enn sannfærðari um mikilvægi vefstefnu en áður.

Glærur fyrirlesara má finna á sky.is.

Höfundur: Sigurjón Ólafsson, Fúnksjón vefráðgjöf, Twitter: @sigurjono, Fúnksjón á Facebook, www.funksjon.net