Gott upplýsingakerfi getur gefið fyrirtækjum samkeppnisforskot með því að minnka kostnað við vörukaup og sölu, bundið viðskiptavini betur við fyrirtækið, auðveldað samninga við vörubirgja, aukið ánægju viðskiptavina o.s.frv.. Í dag eru mörg fyrirtæki með samþætt upplýsingakerfi (Enterprise Resouce Planning) þar sem t.d. sala, innkaup, birgðahald, viðskiptamannabókhald, þjónustustjórnun, búðarkassar, innheimta o.s.frv.. fer fram innan sama kerfisramma. Dæmi um slík kerfi er Dynamics AX, SAP, Oracle, Dynamics NAV ofl. Svona upplýsingakerfi eru blanda af vöru (hugbúnaði) og þjónustu þar sem kerfið þarf að innleiða í fyrirtækinu í ákveðnu ferli. Kerfi geta verið nokkuð mismunandi, það geta verið fleiri uppsetningamöguleikar á kerfinu, og birgjar geta búið yfir mismunandi þekkingu og reynslu.

Við kaup á þessum kerfum þarf því að velja á milli kerfa og birgja. Þar sem kostnaður við innleiðingu getur hlaupið á tugum eða hundruðum milljóna þarf að undirbúa þessa vinnu vel. Val á milli kerfa og birgja á að byggjast á greiningu á þörfum fyrirtækisins og svo á tilboðum frá birgjum, sem sýna hvernig þeirra upplýsingakerfi og þjónusta mun mæta þessum þörfum. Fyrirtækið þarf því að búa til útboðsgögn sem gera birgja kleift að koma með sem nákvæmasta tilboðið og gerir kaupanda kleift að velja á milli tilboða á hlutlausum grundvelli.

Eftir að kerfi og birgjar hafa verið borin saman er farið í samningaviðræður við þann birgja sem hefur komið með hagkvæmasta tilboðið m.t.t. verðs, innleiðingaráætlunar, áhættustýringar, virkni kerfis og uppsetningar.

Slíkir samningar þurfa að taka á þáttum eins og skilgreiningum á hugtökum, samsetningu á kostnaði, borgunaráætlun, árangurskröfum til birgja, kröfum til uppsetningar og innleiðingaferla, prófunum á kerfinu, þjálfun starfsmanna, hvert á að leita ef menn verða ósammála, hvað á að gera ef skil dragast á langinn, hvort hægt sé að sekta birgi, tímaframlagi fyrirtækis, kröfum til kunnáttu birgja, uppsagnarákvæðum o.s.frv.. Þarna er um að ræða lista af þáttum sem verður að ræða og semja um “á meðan allir eru vinir” og áður en byrjað er á verkefninu.

Miðað við suma samninga sem eru á ferðinni á milli upplýsingatæknibirgja og viðskiptavina á Íslandi þegar kemur að  samþættum upplýsingakerfum  virðast ýmsar áskoranir vera til staðar.

Í fyrsta lagi eru ekki til staðlaðir samningar frá óháðum aðila um kaup á  þessum upplýsingakerfum á Íslandi. Hér er um að ræða staðla sem fyrirtæki geta notað til að semja útfrá við birgja og þá treyst því að samningurinn taki á öllum nauðsynlegum atriðum. Dæmi um svona samninga eru t.d. K01, K02 og K03 samningsstaðlarnir sem gefnir er út af Digitaliseringsstyrelsen í Danmörku. Fyrirtæki á Íslandi eru oft á tíðum að reiða sig á samninga frá birgjum eða samninga sem notaðir hafa verið í öðrum jafnvel óskyldum verkefnum. Þetta þýðir að annaðhvort er samið út frá samningsformi birgjans, sem þá er að öllum líkindum hliðhollt birgja m.t.t. krafna og ábyrgðar, eða það verður að aðlaga t.d. fjárfestingasamninga eða þjónustukaupasamninga að flóknum uppsetninga og –innleiðingaverkefnum. Þessu er hægt að líkja við að semja um húsbyggingar með því að nota samninga um bílakaup. Þetta eykur hættuna á að mikilvæg atriði komi ekki fram í samningnum og séu ekki rædd í byrjun verkefnis.

Í öðru lagi – ef tekið er mið af sumum þeim samningum sem hafa verið notaðir við kaup á upplýsingatækni á Íslandi - virðast íslenskir birgjar vera tregir til að axla ábyrgð á uppsetningu flókinna upplýsingakerfa. Mistök og gallar í uppsetningu hafa stundum ekki verið talin á ábyrgð birgja sem þá takmarkar ábyrgð sína eingöngu við tæknilega virkni kerfisins. Þetta eykur hættuna á því að fyrirtæki fái afhent kerfi sem ekki uppfylla þær kröfur sem gerðar voru í upphafi og verði að borga birgja aukalega fyrir að fá kerfið til að virka. Þessu má líkja við að það sé byggt hús þar sem gleymist að setja í glugga og kaupandi verði að borga byggingarverktakanum aukalega fyrir að lagfæra það.

Í þriðja og síðasta lagi virðist oft vera að íslensk fyrirtæki borgi einfaldlega það sem innleiðing upplýsingakerfa kostar án þess að hafa miklar forsendur fyrir upprunalegum verðútreikningum, samræmi við verkáætlanir eða forsendur fyrir verktímum. Þetta er kallað innleiðing eftir tíma og efni (time and material). Það hefur t.d. ekki verið samið um markverð (target price) í upphafi eða gerðar áætlanir um hvað eigi að gerast ef birgir fer fram úr áætlunum á verktíma og þá hvort eigi að lækka tímaverð, beita dagsektum eða endurskipuleggja verkefnið. Það virðist stundum vera litið á það sem náttúrulögmál að þessi verkefni fari fram úr áætlun – oft margfaldlega framyfir upprunalega kostnaðaráætlun – og að fyrirtæki einfaldlega borgi brúsann. Þetta jafngildir því að semja um húsbyggingu, áætla lauslega tímaáætlun og tímaverð og svo byrja á verkefninu. Þegar koma upp breytingar, tafir og nýjar áherslur (sem alltaf á sér stað í svona verkefnum) verður að bæta við tímum og senda auka reikninga. Markverð, tímaáætlanir og breytingar á tímaverði eru stjórnkerfi sem fyrirtækið getur notað til að halda í við kostnað og breytingar  á verkefnum.

Ofangreint má eflaust – eins og margt annað á íslenskum markaði - rekja til smæðar markaðarins. Það er ekki um marga birgja að velja og ef það er lítil samkeppni hefur það áhrif á hvernig hægt er að semja við birgja. Mörg íslensk fyrirtæki halda ef til vill tryggð við sama upplýsingatæknibirgjann í langan tíma og hugsi ekki um að gefa öðrum birgjum tækifæri til að spreyta sig þegar velja á nýtt kerfi. Innleiðing stærri upplýsingakerfa einkennist einnig af þekkingarmisræmi sem skapast milli fyrirtækis og birgja þar sem fyrirtæki velur og innleiðir svona upplýsingakerfi  á 5-10 ára fresti.  

Það getur borgað sig að staldra við og líta á val á upplýsingakerfi sem sérstakt verkefni þar sem ríkir samkeppni milli birgja, það er gerður staðlaður samanburður milli lausna og staðlaðir samningar eru notaðir. Til dæmis ERP12 samningurinn, sem hefur verið notaður í hundruðum verkefnissamninga á Norðurlöndum, eða afbrigði af K01, 02 eða 03 gætu bætt samninga milli verksala og verkkaupa til muna.

Nokkur góð ráð í samningagerð um kaup og innleiðingu á samþættum upplýsingakerfum:

1. Settu upp stöðluð útboðsgögn.
2. Láttu fleiri en einn birgja bjóða í verkefnið.
3. Notaðu staðlaða aðferð til að bera saman birgja og lausnir.
4. Tryggðu að samningsformið sem notað er sé jafn hliðhollt fyrirtæki og birgja.
5. Notaðu sérfræðing til að aðstoða þig í samningagerðinni.
6. Tryggðu að samningurinn taki á öllum þeim atriðum sem taka þurfi á mtt. innleiðingar á þessari tegund upplýsingakerfa.
7. Tryggðu að ábyrgðar- og prófunar ákvæði séu skýr og sýni hvað það er sem birgi á að skila af sér og hvað það er sem kerfið á að geta eftir skiladag.
8. Tryggðu að verðákvæði séu skilgreind sem markverð og það séu ákvæði um hvað eigi að gerast ef birgir fer frem úr áætlun.
9. Hafðu í huga þær forsendur sem liggja að baki því verði sem gefið er upp í tilboðinu.
10. Notaðu samninginn í innleiðingarferlinu til að vaka yfir skilum, hegðun og frammistöðu birgja.

Höfundur:

Dr. Páll Ríkharðsson, PhD
Forstöðumaður meistaranáms í upplýsingastjórnun
Viðskiptadeild
Háskólinn í Reykjavík