Faghópur um vefstjórnun hjá Ský efndi til fundar um innri vefi þann 30. október. Fundargestir fengu innsýn í smíði og hlutverk tveggja ólíkra innri vefja hjá Landspítalanum og Símanum. Auk þess flutti Sigrún Eva Ármannsdóttir, forstöðumaður hjá Advania, inngangserindi um hluverk innri vefja og hvers megi vænta á næstu árum. Meðfylgjandi er samantekt á efni fundarins.

Hvaða kröfur á góður innri vefur að uppfylla?

Sigrún Eva sagði innri vefi hafa í megin atriðum þríþætt hlutverk.

• Fyrirtækjagátt, þ.e. upplýsingar um fyrirtækið og starfsemi þess
• Starfsgátt, þar sem finna má verkfæri sem starfsmenn geta notað í daglegum störfum
• Félagsgátt, þ.e. virkni og upplýsingar sem efla félagsandann í fyrirtækinu

Sigrún sýndi áhugaverða mynd frá Ciba Solutions þar sem tíundaðar eru 8 ástæður fyrir því að halda úti innri vef.

Sigrún lagði áherslu á að í upphafi skuli endinn skoða. Er í fyrsta lagi þörf á innri vef? Ef svo er, sem er mjög likleg niðurstaða fyrir meðalstór og stór fyrirtæki, þá þarf að gera ráð fyrir að einhver hafi tök á sinna verkefninu. Mikið vanmat ríkir almennt á því hversu mikinn tíma og mannskap þarf til að halda út innri vef.

Það er margt sem getur farið úrskeiðis á innri vef, m.a. ónægar innri auðlindir (mannskapur), enginn stuðningur að ofan, engin stefna og úreltar upplýsingar. Sigrún nefndi hve mikilvægt er að sinna viðhaldi innra vefsins og fókusinn á að vera að spara tíma starfsfólks.

Hún tíundaði nokkur megin einkenni á bestu innri vefjum samkvæmt árlegri skýrslu Nielsen Norman Group. Eitt af því sem er líklegt að hafa áhrif á næstu árum er aukin áhrif samfélagsmiðla og ýmissar virkni sem má finna á þeim miðlum, t.d. að gefa álit notenda á virkni og upplýsingum. Einnig má búast við auknum kröfum um að innri vefir verði aðgengilegir utan fyrirtækisins og í snjallsímum og spjaldtölvum (mobile/responsive).

Landspítalinn: Mæta kröfum notenda með ólíkar þarfir

 Jón Baldvin Halldórsson, upplýsingafulltrú Landspítalans, byrjaði á áhugaverðri umræðu um nafngiftir á innri vef. Á vefurinn að heita innranet, intranet, innrivefur eða innri vefur? Innri vefur Landspítalans valdi ekkert þessara heita en notar í staðinn innvefur eða heimavefur. Jón Baldvin fetar þarna ótroðna slóð og aldrei að vita nema þessi nýyrði festi rætur í vefsamfélaginu. Eina samsvörunin í heitinu heimavefur fann Jón Baldvin í þýðingu á bók um Norður-Kóreu! Vef spítalans nefndi hann svo eðlilega útvef sem er einnig áhugavert. Hvers vegna ekki, innvefur og útvefur? Allt betra en heimasíða!

Á stórum vinnustað þarf að kljást við margvíslegar áskoranir í smíði innri vefs.

• Stór hluti starfsfólks er ekki með fasta starfsstöð og tölvuaðgang
• Starfsfólk er í mörgum byggingum
• Innan spítalans er gríðarlegur fjöldi kerfa sem er oft erfitt að “tala” við

Útgangspunkturinn við smíði vefsins var starfsmaðurinn og hans þarfir. Efnið sem slíkt var ekki í fyrsta sæti. Mikil áhersla var á að veita góðar og nytsamar upplýsingar um hvern starfsmann, hlutverk, starfsstöð, viðveru, síma, netfang o.fl. Hægt er að sjá hvort viðkomandi er í vinnu, dagskrá vikunnar samkvæmt dagbók og fjarveru. Þessi útfærsla kostaði mikla vinnu því samskipti við sum kerfi voru “hábölvuð” eins og Jón Baldvin orðaði það.

Hann sagði geysimargar fréttir vera skrifaðar í hverri viku og því mikið líf á vefnum. Taldi mikla möguleika felast í vefvarpi sem spítalinn er byrjaður að þreifa sig áfram með. Þar væru miklir sóknarmöguleikar. Starfsmenn geta stillt efni á forsíðu innri vefsins upp að ákveðnu marki. Geta t.d. falið ákveðnar einingar, búið til eigin bókamerki og búið til eigin símaskrá. Á næstu árum sér hann fyrir sér að mikil vinna eigi eftir að fara í að laga samskipti á milli kerfa sem eru oft á tíðum æði ósveigjanleg.

Síminn: Virk þátttaka starfsmanna

Harpa Rós, vefstjóri Símans, sagði frá því að núverandi innri vefur hafi verið smíðaður 2009 og megin markmið hans hafi verið að efla þátttöku starfsfólks. Hann ætti ekki að vera n.k. gjallarhorn yfirstjórnar heldur vera lifandi vettvangur starfsmanna og ekki heldur skjalasafn. Til að það markmið næðist þyrfti að uppfylla þrennt:

• Virk ritstjórnarstefna, t.d. að efni sem á að komast á forsíðu innra vefsins þarf að eiga það skilið. Ekki birta bara allt sem berst
• Góðir samstarfsaðilar sem útvega efni á vefinn
• Sveigjanleg hönnun í þeim skilningi að hægt sé að færa til einingar og skipta út t.d. þema á vefnum í tengslum við viðburði eins og árshátíð

Það var gerð mikil tiltekt á eldri innri vef, mikið af efni var fjarlægt og aðeins í einu tilviki hefur borist kvörtun vegna þess. Starfsmenn eru nokkuð virkir í að rita ummæli við fréttir og lykill að því að fá viðbrögð var að hennar sögn að skilja eftir spurningu í lok fréttar. Þau ráku sig fljótt á að sumar fréttir þyrftu aukið vægi og lengri líftíma. Fundu slíkum fréttum stað undir dálk sem heitir sviðsljósið.

Starfsmaðurinn ræður för á innri vefnum

Í lokin urðu góðar umræður t.d. um eignarhald á innri vefjum, stuðning stjórnenda, mobile útgáfur og aðgengi utan fyrirtækisins. Kjartan Sverrisson frá Guitarparty.com stýrði fundinum og tók saman efni hans í lokin. Það sem var gegnumgangandi að hans mati í flutningi allra fyrirlesara var að starfsmaðurinn er sá sem ræður ferðinni í þróun innri vefja í dag. Hárrétt niðurstaða hjá Kjartani. Það er rétt eins og á útvefnum (!), þar er viðskiptavinurinn orðinn ráðandi.

Höfundur: Sigurjón Ólafsson

Greinin er fengin með leyfi höfundar af funksjon.net en þar má finna fleiri áhugaverða pistla