Eftir margra ára starf sem vefstjóri þekki ég ágætlega til vefmála, hvað virkar, hvað ekki og hvað vantar. Oft hefur vantað betri ramma, skipulag og stefnu þegar kemur að vefmálum. Þegar ég kynntist mikilvægi stefnumótunar í meistaranámi mínu í upplýsingafræði kviknaði áhuginn á að rannsaka hvað það þýðir fyrir vefstjóra og umsjónarfólk vefja að hafa vefstefnu til að styðjast við í starfi sínu.

Vægi vefstefna fyrir vefstjóra
Í dag eru flestir sammála um að góður vefur sé ekki bara spurning um fallega hönnun heldur einnig stefnu. Án skýrra markmiða og reglna getur vefur fljótt orðið óreiðukenndur og ómarkviss. En hversu mikilvæg er vefstefna fyrir fyrirtæki og stofnanir og hvaða vægi hefur vefstefna fyrir vefstjóra? Hvað þarf vefstefna að innihalda til að bæta vef og notendaupplifun og hver er ábyrgð hins opinbera í vefstefnumótun?

Í rannsókn minni á vægi vefstefna fyrir vefstjóra leitaðist ég meðal annars við að svara þessum spurningum. Rannsóknin var unnin sem hluti af meistaranámi mínu í upplýsingafræði við Háskóla Íslands og byggði á viðtölum við vefstjóra hjá opinberum stofnunum ásamt samanburðargreiningu á vefstefnum þeirra stofnana, Stjórnarráðinu og sambærilegu efni á Ísland.is.

Rannsóknin sýndi að vefstefnur eru oft vanmetnar en mikilvægar leiðbeiningar. Þær eru raunverulegt verkfæri sem gegna lykilhlutverki meðal annars í að styðja við vefstjóra og hvetja til fagmennsku, stuðla að samræmi, gæðum vefja og bættri notendaupplifun, auka skilning stjórnenda á mikilvægi vefmála og draga úr hættu á upplýsingaóreiðu.

Aukinn hraði og nýjar kröfur
Í örum tæknibreytingum fjórðu iðnbyltingarinnar, þar sem veraldarvefurinn einkennist af gríðarlegum hraða og stanslausu streymi upplýsinga, standa vefstjórar frammi fyrir stöðugum áskorunum. Vefstjórar starfa nú í heimi sem breytist dag frá degi og ný tækni, nýjar reglur og nýjar væntingar gera það að verkum að vefstjórar þurfa stöðugt að læra og aðlaga sig. Stafræn umbreyting hefur breytt því hvernig upplýsingum er miðlað og notendur gera sífellt meiri kröfur um að vefir séu skýrir, aðgengilegir og notendavænir.

Stefnumótun er ferli sem miðar að því að meta stöðu, setja framtíðarsýn og velja bestu leiðina að henni (Stjórnarráð Íslands, 2017). Stefnur geta skipt sköpum í rekstri skipulagsheilda og geta stutt við þær miklu breytingar sem eru tilkomnar meðal annars vegna stafrænnar þróunar (Ingi Rúnar Eðvarðsson o.fl., 2011). Stefnur gefa vísbendingu um fyrirtækjamenningu, vellíðan á vinnustað og viðhorf stjórnenda til viðfangsefnisins og þeirra markmið ætti að vera að styðja við að viðfangsefni þeirra virki vel. Séu reglur og markmið ekki skrifuð niður á markvissan máta, er hætta á að erfiðlega gangi að fylgja þeim eftir (Eisen, 2020).

Vefur er andlit skipulagsheilda
Á vef kemur oft saman þjónusta, upplýsingagjöf, gildi og ábyrgð. Þegar skortir stefnu eða markmið geta vefir orðið ruglingslegir, innihaldið tilviljanakennt og notandinn týnist í upplýsingaofgnótt. Fyrir vefstjóra er vefstefna því eins konar leiðarljós sem setur ramma utan um hvað vefurinn á að vera og fyrir hvern hann er. Vefstjórar þurfa að búa yfir yfirgripsmikilli þekkingu og bera ábyrgð á að upplýsingar séu réttar, uppfærðar og aðgengilegar (Paul Boag, 2010).

Þegar allt snýst um upplýsingar og hraðinn er mikill er hætt við að gæði efnis, stefna og tilgangur gleymist. Þar getur vefstefna stutt við sem grunnur að faglegri og stöðugri umgjörð vefsins. Vefstefna getur hjálpað vefstjórum að tryggja gæði og samræmi í framsetningu efnis og upplýsinga og gerir stjórnendum kleift að skilja hvers vegna vefmál skipta máli, ekki síst fjárhagslega. Kostnaður var stór þáttur sem allir viðmælendur nefndu, hvort sem það varðaði rekstur vefs, starfsmannahald eða almenna fjárveitingu. Skortur á fjármagni var oft stærsta hindrunin í framþróun vefja. Fagleg nálgun við vefmál krefst fjárfestingar, en vel unnin vefstefna getur stutt við fjárhagslegan ávinning til lengri tíma (Sigurjón Ólafsson, 2019).

Hvað felst í vefstefnu?
Vefstefna endurspeglar hugmyndafræði og hagsmuni skipulagsheildar. Góð vefstefna byggir á rannsóknum og þarfagreiningum og er grunnur að góðum vef. Vefstefna segir meðal annars til um tilgang og markmið vefsins, hlutverk hans, markhópa og ábyrgð (Sigurjón Ólafsson, 2015, 2017), efnisgerð, aðgengismálum eða notendaprófunum. Vefstefna ætti til dæmis að svara spurningunum; hvert er hlutverk vefsins, fyrir hvern er hann og hvernig tryggjum við gæði upplýsinga og góða upplifun notenda?

Viðmælendur rannsóknarinnar töldu mikilvægt að vefstefna innihéldi leiðbeiningar og verklag, áherslu á gæði og aðgengismál og skýr markmið um góða notendaupplifun. Einnig efnisstefnu sem leggur línur um rödd vefsins og tryggir faglega og áreiðanlega miðlun upplýsinga. Ef við á, ætti hún líka að innihalda samfélagsmiðlastefnu. Þannig stuðli vefstefna að samræmdri stjórnun sem gerir vefstjórum kleift að vinna markvisst að langtímamarkmiðum.

Vefstefna sem hjálpartæki
Það kom skýrt fram í niðurstöðum að vefstefna getur verið öflugt verkfæri, þegar hún er til staðar. Vefstjórar sem höfðu tekið þátt í gerð vefstefnu notuðu hana markvisst í starfi sínu, meðal annars til að rökstyðja ákvarðanir og halda samræmi í vinnu. Einn viðmælandi sagði að stefnan hjálpaði til við að „stoppa af spontant hugmyndir“ þegar starfsfólk vildi breyta eða bæta efni á vefnum án þess að það samræmdist heildarhugmyndinni. Annar talaði um að vefstefnan væri leiðarljós í vinnu þeirra. Hún getur líka nýst sem verkfæri til að fá stuðning stjórnenda en samkvæmt rannsókninni skipti viðhorf stjórnenda til vefmála máli. Fagleg nálgun við vefmál krefst fjárfestingar og sýndu niðurstöður að vel unnin vefstefna geti stutt við fjárhagslegan ávinning til lengri tíma.

Í rannsókninni kom fram skýr áhersla á aðgengismál og ein stofnun taldi vefstefnu geta bætt upplifun notenda ef hún kveði á um reglulegar notendaprófanir. Með því að skilgreina notendamiðaða nálgun í stefnunni væri því hægt að tryggja að vefurinn þjónaði raunverulegum þörfum fólks.

Ábyrgð hins opinbera og Ísland.is
Það er ljóst að hið opinbera hefur sýnt vilja til að vera leiðandi í málum er snúa að stafrænni þróun meðal annars með útgáfu á stafrænni stefnu um opinbera þjónustu og Stafrænt Ísland verkefninu sem Ísland.is er ábyrgt fyrir. Stafrænt Ísland vinnur meðal annars að því að sameina vefi opinberra stofnana inn á Ísland.is og styðja við bætta stafræna þjónustu (Ísland.is, 2021; e.d.).

Þó að þessi þróun sé jákvæð höfðu viðmælendur áhyggjur af því að missa sérstöðu stofnana sinna. Þeir bentu á einsleitni á vefjum Ísland.is og að vettvangurinn gæti ekki alltaf uppfyllt sérstakar kröfur einstakra stofnana. Allir viðmælendur töldu þó að hið opinbera bæri ábyrgð á að vera fyrirmynd í vefmálum og að leggja línurnar í stefnumótun. Þannig þyrfti hver stofnun ekki að „finna upp hjólið“ og það gæti dregið úr kostnaði.

Hver er lærdómurinn?
Rannsóknin leiddi í ljós að vefstefnur eru oft vanmetnar en þegar þær eru til staðar skipta þær sköpum. Þær styðja við fagmennsku, bæta gæði vefja og gera upplýsingamiðlun markvissari. Góð vefstefna:

• Skapar sameiginlegan skilning innan stofnunar
• Eykur trú stjórnenda á mikilvægi vefmála
• Tryggir notendavæna og aðgengilega upplifun
• Sparar tíma og kostnað til lengri tíma.

Þar að auki stuðlar hún að gagnsæi og dregur úr hættu á upplýsingaóreiðu sem verður sífellt stærra viðfangsefni í nútímasamfélagi.

Nýjar áskoranir
Skipulagsheildir þurfa að vera á tánum í vefmálum til að halda í við stafræna þróun. Einn viðmælandi nefndi að stofnun hans væri þegar farin að nýta gervigreind við efnisvinnslu. Það endurspeglar hversu hratt hlutirnir breytast. Vefstjórar þurfa nú að kunna að nota ný verkfæri, en jafnframt að gæta þess að gæði og áreiðanleiki upplýsinga haldist. Þannig gæti hluti af starfi vefstjóra orðið að meta gæði, áreiðanleika og samhengi upplýsinga sem gervigreind framleiðir. Vefstefna gæti stutt þar við og sýnir rannsóknin að mikilvægt er að:

• Hafa skýra vefstefnu sem er reglulega endurskoðuð • Hafa efnisstefnu sem fylgir vefstefnu
• Leggja áherslu á aðgengi, gæði og notendaupplifun
• Tryggja að vefstjórar hafi faglegan bakgrunn og stuðning stjórnenda • Fjárfesta í vefmálum enda skilar fagleg nálgun árangri.

Að lokum
Þó að framtíð vefstefna og hlutverk vefstjóra kunni að vera í mótun, sýna niðurstöðurnar að sem stendur gegna vefstefnur mikilvægu hlutverki. Þær eru ekki bara nauðsynlegar fyrir vefi heldur einnig til að tryggja að skipulagsheildir séu meðvitaðar um stafræna þróun.

Stafræn þróun heldur áfram og hlutverk vefstjóra breytist óhjákvæmilega. Þegar vel til tekst getur vefstefna verið brú milli stjórnenda, starfsfólks og notenda. Vefstefna er ekki bara eitthvað skjal, hún er verkfæri. Hún gefur vefstjórum stuðning, tryggir fagmennsku og hjálpar fyrirtækjum, stofnunum og eigendum vefja að miðla upplýsingum af ábyrgð.

Greinin er unnin upp úr meistararitgerðinni „Vefstefnur og vægi þeirra fyrir vefstjóra“ sem skrifuð var haustið 2024.

Höfundur: Harpa Dögg Kristinsdóttir, upplýsingafræðingur hjá Reykjavíkurborg

Heimildir:

• Boag, P. (2010). Website owner’s manual. The secret to a successful website. Manning publications co.
• Eisen, L. S. (2020). How to write rules that people want to follow: A guide to writing respectful policies and directives (3. útg.). Pixley press.
• Ingi Rúnar Eðvarðsson, Runólfur Smári Steinþórsson og Helgi Gestsson. (2011). Stefnumótun í íslenskum skipulagsheildum. Stjórnmál og stjórnsýsla, 7(1),
• 73–96. https://doi.org/10.13177/irpa.a.2011.7.1.5
• Ísland.is. (e.d.). Ísland.is. https://island.is/s/stafraent-island/thjonustur/island-is
• Ísland.is. (2021). Stafræn stefna. https://island.is/s/stafraent-island/stafraen-stefna
• Sigurjón Ólafsson. (2015). Bókin um vefinn: Sjálfshjálparkver fyrir metnaðarfulla vefstjóra. Iðnú.
• Sigurjón Ólafsson. (2017, 1. ágúst). Almenn vefráðgjöf. Fúnksjón vefráðgjöf. https://www.funksjon.net/vefradgjof/almenn-vefradgjof/
• Sigurjón Ólafsson. (2019, 21. febrúar). Hvað einkennir góða vefi 2019? [Glærur með fyrirlestri hjá Ljósmyndafélagi Íslands]. https://www.slideshare.net/ slideshow/hva-einkennir-ga-vefi-2019/132801150
• Stjórnarráð Íslands. (2017). Hugtök er varða undirbúning og mótun stefnu. Stjórnarráð Íslands. https://www.stjornarradid.is/gogn/stefnur-og-aaetlanir/ hugtakalisti/